Bu yönetmelik 13/06/2019 tarih ve 76 nolu Meclis Kararý ile yürürlüðe konulmuþtur.

BÝRÝNCÝ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanýmlar ve Temel Ýlkeler

Amaç

Madde 1– (1) Bu yönetmeliðin amacý; Belediye Kanunu ile tüm kanun, yönetmelik, talimatlar ve kararlar çerçevesinde, Þahinbey Belediye Baþkanlýðý Dýþ Ýliþkiler Müdürlüðünün Görev, Yetki ve Sorumluluklarý ile Çalýþma Usul ve Esaslarýný düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2– (1) Bu yönetmelik; Þahinbey Belediye Baþkanlýðý Dýþ Ýliþkiler Müdürlüðü’nün Kuruluþ, Görev, Yetki ve Sorumluluklarý ile Çalýþma Usul ve Esaslarýný kapsar.

Dayanak

Madde 3– (1) Bu Yönetmelik 5393 sayýlý Belediye Kanunu’nun 15 inci Maddesinin (b) bendi ve ilgili mevzuata dayanýlarak hazýrlanmýþtýr.

Tanýmlar

Madde 4– (1)Bu yönetmeliðin uygulamasýnda;

Belediye                     : Þahinbey Belediyesini,

Baþkanlýk                    : Þahinbey Belediye Baþkanlýðýný,

Baþkan                        : Þahinbey Belediye Baþkanýný,

Baþkan Yardýmcýsý     : Þahinbey Belediyesi Baþkan Yardýmcýsýný,

Meclis                         : Þahinbey Belediye Meclisini,

Encümen                     : Þahinbey Belediye Encümenini,

Müdürlük                    : Dýþ Ýliþkiler Müdürlüðünü,

Müdür                         : Dýþ Ýliþkiler Müdürünü,

Personel                      : Müdürlüðe baðlý çalýþanlarýn tümünü.

Temel Ýlkeler

Madde 5–(1) Müdürlüðün tüm çalýþmalarýnda;

1. Karar alma, uygulama ve eylemlerde þeffaflýk,
2. Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
3. Hesap verebilirlik,
4. Kurum içi yönetimde ve Ýli ilgilendiren kararlarda katýlýmcýlýk,
5. Uygulamalarda adalet ve hizmette eþitlik,
6. Belediye kaynaklarýnýn kullanýmýnda etkinlik ve verimlilik,
7. Hizmetlerde geçici çözümler ve anlýk kararlar yerine sürdürülebilirlik

 ilkelerini esas alýr.

ÝKÝNCÝ BÖLÜM

Kuruluþ, Ýþ Ýliþkileri, Personel ve Baðlýlýk

Kuruluþ

Madde 6- (1) Dýþ Ýliþkiler Müdürlüðü, Belediye Meclisi'nin 07.04.2011 Tarih ve 64 sayýlý kararýyla kurulmuþtur.

(2)  Müdürlüðün birimleri þunlardýr:

1. Dýþ Ýliþkiler Birimi
2. Proje Birimi
3. Evrak Kayýt ve Arþiv Birimi

Ýþ Ýliþkileri

Madde 7– (1)

1. Kuruluþ Ýçindeki Ýliþkileri
   1. Baþkan ve Baþkan Yardýmcýlarý Birimleri
   2. Belediye Bölüm Müdürlükleri
2. Kuruluþ Dýþýndaki Ýliþkileri
   1. Ýlgili Bakanlýklar, kurumlar ve kuruluþlar
   2. Vatandaþlar

Personel

Madde 8– (1) Müdürlükte, bir Müdür ile mer’i norm kadro mevzuatýna uygun nitelik ve sayýda personel görev yapar.

Baðlýlýk

Madde 9– (1) Müdürlük, Baþkana veya görevlendireceði Baþkan Yardýmcýsýna baðlýdýr. Baþkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceði kiþi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüðün görev, yetki ve sorumluluklarý

Madde 10- Müdürlük, mahalli müþterek nitelikte olmak þartýyla aþaðýdaki görevleri yürütür:

1. Belediyenin amaçlarý, prensip ve politikalarý ile  Baþkanýn belirleyeceði esaslar çerçevesinde, Baþkanlýk Makamýnýn emir ve direktifleri doðrultusunda, Belediyenin uluslararasý kuruluþlar ile mevcut iliþkilerinin geliþtirilmesi ve yeni iliþkiler kurulmasýný saðlamak,
2. Yurtiçinde; T.C Bakanlýklarý, Kalkýnma Ajanslarý, Vakýflar, Valilikler, Kaymakamlýklar, Teþkilatlar, STK’lar ve diðer kurumlar ile yurtdýþýnda AB, UNDP, Dünya Bankasý vb. kurum ve kuruluþlarýn fon kaynaklarýnýn takip edilerek uygun programlara ülkenin ve belediyemizin stratejik hedefleri doðrultusunda projeler geliþtirilmesi, hazýrlanmasý ve finansal destek almaya hak kazanan projelerin yönetim ve koordinasyonunun saðlanmasý, gerekli raporlamalarýnýn yapýlmasý.
3. Uluslararasý kuruluþlar ile ilgili resmi yazýþma, üyelik onay, meclis kararý, onaylarý dahil tüm iþlemleri yürütmek,
4. Belediyenin üyesi olduðu uluslararasý kuruluþlar ile olan baðlantýlarý sürdürmek,
5. Belediyenin koordinatörü olduðu kuruluþlar ile baðlantýlarý saðlamak, diðer koordinatörlerin çalýþmalarýna destek vermek,
6. Belediyeye intikal eden çeþitli dillerdeki yazý, belge ve dokümanlarýn incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlere ulaþtýrýlmasýný saðlamak,
7. Belediyenin uluslararasý kurum ve kuruluþlarla kurduðu veya kuracaðý iliþkilerin saðlýklý yürütülmesi, konu ile ilgili bilgi ve dokümanlarýn alýnabilmesi için uluslararasý iletiþim aðýndan da faydalanýlarak söz konusu bilgilerin derlenip düzenlenmesi ile birlikte Belediye heyetlerinin yurtdýþý seyahatleri sýrasýnda kullanýlabilir hale getirilmesini saðlamak,
8. Yerel yönetimler, uluslararasý kurum ve kuruluþlar, kültür ve sanat kurumlarý ile iliþkiler kurmak, iþbirliðini saðlamak, maddi ve manevi kültürümüzün tanýtýmýný saðlamak,
9. Uluslararasý kuruluþ, kardeþ kent ve diðer dünya kentlerinden gelecek misafirleri aðýrlamak, gerekli programlarý yapmak ve yetkililerle görüþmelerini saðlamak,
10. Baþkanýn yurtdýþý programlarýnýn hazýrlýk çalýþmalarýnda Özel Kalem Müdürlüðü ile iþbirliði ve koordinasyon içinde destek saðlanmasý ayrýca Belediye personelinin yurtdýþý görevlendirilmelerinde ihtiyaç duyulan gri, yeþil pasaport teminleri için Ýnsan Kaynaklarý ve Eðitim Müdürlüðü'ne destek vermek.
11. Ülkeler arasý iliþkilerde ülkemizin dýþ ülkelerle itibarýnýn artmasýna yerel yönetimler bazýnda zemin hazýrlamak,
12. Sosyal Devlet anlayýþýnýn daha da geliþmesi için dýþ ülke kentlerine yapýlacak seyahatlerdeki gözlem, inceleme ve dokümantasyon çalýþmalarýnýn öncülüðünü yapmak,
13. Þahinbey ilçesinin medeniyet, tarih ve doðasýnýn Dünya çapýnda tanýtýmýný saðlamak,
14. Kalkýnmýþ ülkelerdeki þehircilik yapýsý ve insan kaynaklarý incelenerek birikimlerin aktarýlmasýna zemin hazýrlamak,
15. Þahinbey ilçesi ile dünya kentleri arasýnda kardeþ kent iliþkisi kurulmasý ve mevcut iliþkilerin geliþtirilmesini saðlamak, kardeþ ve dost þehirler ile iliþkileri yürütmek,

1. Belediyeler ile baðlantýlar, ortak organizasyonlar, uluslararasý öðrenci deðiþimleri, kardeþ okul ve kurum baðlantýlarýna destek vermek, kardeþ kent uygulamalarý ile farklý kültürlerin birbirlerini tanýmasý ve yakýnlaþmasýný temin etmek, halklar arasýnda kardeþlik duygusunu geliþtirecek etkinlikler düzenlemek,
2. Ülkeler ve belediyeler arasýnda ekonomi, ticaret, eðitim, bilim ve teknoloji konularýnda alýþveriþi geliþtirmek, iþbirliði alanlarýný geliþtirmek,
3. Yurtdýþýna giden ve þehrimize gelen temsilciler aracýlýðý ile Belediyenin en iyi þekilde temsil edilmesini ve tanýtýlmasýný saðlamak,
4. Belediyenin yurt dýþýndan gelen konuklarýnýn aðýrlanmasýný saðlamak, ziyaret programlarý, toplantý organizasyonu, tercümanlýk ve rehberlik hizmetleri, yabancý misafirlere verilen yemeklerde protokol düzeni, hediye temini, gerektiðinde geliþ ve dönüþ yolculuklarýnda refakat etmek,
5. Ülkemizdeki diplomatik misyon temsilcilerinin ve kentimizi çeþitli nedenlerle ziyaret eden yabancý konuklarýn kentimizdeki programlarýnýn gerçekleþtirilmesi ve belediyenin üst düzey temsilcileri ile yaptýklarý görüþmelerde tercümanlýk hizmetlerini yapmak,
6. Resmi veya özel uluslararasý kurum ve kuruluþlarla, kültür, sanat, ticaret, spor ve sosyal kuruluþlarla baðlantý kurmak ve iþbirliði saðlamak,
7. Yurtdýþýndaki veya yurt içindeki belediyelerle yerel yönetimin geliþtirilmesine katký saðlayacak konularda iyi niyet ve iþbirliði protokolleri imzalanmasýný koordine ve uygulanmasýný takip etmek,
8. Yurtiçi ve yurtdýþý üniversitelerin ilgili bölümleri ile diyalog kurarak karþýlýklý görüþ alýþveriþinde bulunmak, uygulanabilir tezler geliþtirmek ve uygulamak ya da uygulanmasýný saðlamak ve ortaya konulan eserleri topluma mal ederek toplumun istifadesine sunmak,
9. Amaçlar doðrultusunda gerek Belediye bünyesinde gerekse yurtiçi ve dýþý ilgili kurum ve kuruluþlarla koordinasyona giderek, ortak inceleme, araþtýrma ve uygulama birimleri oluþturmak ve çalýþtýrmak, uluslararasý kaynaþma ve dayanýþmayý teþvik etmek amacýyla yazýlý ve görsel malzeme hazýrlamak veya hazýrlanmasýna katkýda bulunmak.
10. Uluslararasý etkinlikler ve toplantýlar organize etmek; kültür, sanat, turizm, eðitim, spor, ticaret, saðlýk ve benzerleri ile ilgili Belediyenin birimleri veya ilgili kuruluþlar ile ortak çalýþmalar yapmak;
11. Uluslararasý toplantýlara katýlým sonrasýnda katýlýmcýnýn raporunun temin edilmesi, edinilen bilgi ve belgelerin ilgili birimlere ulaþtýrýlmasýný saðlamak, yapýlan çalýþmalarla ilgili kamuoyunu aydýnlatmak,
12. Müdürlük, Baþkanlýkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluklarý

Madde 11 – (1) Baþkanlýðýn amaçlarý, prensip ve politikalarý ile ilgili mevzuat ve Baþkanýn belirleyeceði esaslar çerçevesinde, Belediye sýnýrlarý içerisinde aþaðýdaki görevleri yürütür:

1. Müdürlük iþ ve iþlemlerini mevzuat çerçevesinde Baþkanlýk, Meclis ve Encümen kararlarýna göre yürütmek,
2. Müdürlüðün çalýþmalarýný tanzim etmek ve personel arasý görev daðýlýmý yapmak,
3. Belediyenin "Stratejik Planý" çerçevesinde faaliyetlerini yürütmek,
4. Personelinin disiplin ve sicil iþlerini yapýp onaylamak,
5. Müdürlük birimleri arasýnda koordinasyonu saðlamak,
6. Müdürlüðün çalýþma programýný hazýrlatýp uygulatmak,
7. Müdürlük personelinin her türlü özlük iþlerini organize edip yürütülmesini saðlamak Müdürlüðü'nde yürütülen tüm sosyal yardým çalýþmalarýnýn koordineli bir þekilde sürdürülmesini saðlamak,
8. Müdürlük çalýþmalarýnda kullanýlan demirbaþ malzeme ve kýrtasiyenin amacýna uygun kullanýmýný saðlamak,
9. Müdürlük ile ilgili faaliyet raporlarýnýn periyodik olarak hazýrlanmasý ve Baþkanlýða sunulmasýný saðlamak,
10. Müdürlük personeline görev daðýlýmýný yapmak, izlemek, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarýný yerine getirmek,
11. Süreçlerin sürekli iyileþtirilmesine yönelik çalýþmalar yapmak,
12. Yapýlan çalýþmalarda personelin motive edilmesi, verilen önerileri deðerlendirerek gerektiðinde çalýþmalara katýlarak, çalýþma ortamýný sürekli olarak geliþtirme çabasý içinde olmak,
13. Müdürlük ile ilgili yazýþmalarýn yapýlmasýný saðlamak,
14. Baðlý olduðu Baþkan Yardýmcýsý tarafýndan verilen görev ve sorumluluklarý yerine getirmek,
15. Müdürlük ile ilgili bütçe teklifi hazýrlamak,
16. Müdürlük faaliyetlerinin etkin, verimli ve amaca uygun gerçekleþtirilmesini saðlamak, çalýþmalarý planlamak, izlemek, denetlemek ve koordine etmek,
17. Vatandaþ memnuniyetini saðlamaya yönelik çalýþmalar yapmak,
18. Tespit edilmiþ strateji, hedef ve politikalar doðrultusunda planlar hazýrlamak, uygulamak ve aksayan kýsýmlara yönelik çözümler üretmek,
19. Personelin eðitim ihtiyaçlarýný belirleyerek, eðitim almalarýný saðlamak.
20. Müdür, 10 uncu Maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini saðlamakla yükümlü olup, Baþkanlýk Makamý ile Baþkanýn görevlendirdiði Baþkan Yardýmcýsýna karþý sorumludur.

Dýþ Ýliþkiler Biriminin  görev, yetki ve sorumluluklarý

Madde 12- (1) Dýþ Ýliþkiler Biriminin görev, yetki ve sorumluluklarý þunlardýr

1. Görevi gereði Müdürlükçe verilen iþleri plan ve programa baðlayarak mevzuat çerçevesinde yapmak,
2. Müdürlük ile ilgili düzenleyici iþlerin yapýlmasýný saðlayarak hazýr hale getirmek,
3. Belediyenin genel amaç ve politikalarýyla ile ilgili stratejinin belirlenmesinde amire öneriler getirmek,

Proje Biriminin Görevleri

Madde 13 – (1) Proje Biriminin görev yetki ve sorumluluklarý þunlardýr

1. Ulusal ve Uluslararasý hibe programlarý ve fonlarý takip ederek projeler hazýrlamak, sunmak ve yürütmek,
2. Ulusal veya Uluslararasý Kredi ve fon kuruluþlarý ile ortaklýklar oluþturmaya yönelik; fizibilite, Pazar araþtýrmasý ve benzeri çalýþmalar yapmak veya yaptýrmak,
3. Mevzuatýn gönderdiði diðer görevleri yapmak
4. Avrupa Birliði içindeki kaynak ve oluþumlara ulaþmada ana hedefleri belirlemek ve benzeri konularda rehberlik etmek, öneri ve tekliflerde bulunmak, yapýlan çalýþmalarýn koordinasyonunu saðlamak ve denetlemek,
5. Avrupa Birliði üyesi ülkeler ve birlik kurumlarýyla kurumumuz yararýna iþbirliði çalýþmalarýnda bulunmak ve bunlardan oluþan çalýþma guruplarýna mevzuat dahilinde katýlmak,
6. Avrupa Birliði müktesebatý doðrultusunda çalýþmalar yapmak.

Evrak Kayýt ve Arþiv Biriminin Görevleri

Madde 14- (1)

1. Müdürlüðe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve sayýlarýna göre kayda alýnarak izlenir. Kaydý yapýlan evrak, gelen-giden evrak, dilekçe kabul ve CÝMER evraklarý ve benzeri yetkili tarafýndan ilgilisine havale edilir. Personel, yapýlmasý gerekli iþlemleri zamanýnda ve noksansýz yapmakla yükümlüdür. Yazýþmalar sýnýflandýrýlarak standart dosya planýna göre dosyalanýr ve arþiv sistemine göre korunur.
2. Yazý Ýþleri Müdürlüðü tarafýndan havalesi yapýlan evrakýn ilgisi dolayýsýyla baþka müdürlüðe sevki yapýlacak ise, sistem üzerinden evrak kabulünden sonra Yazý Ýþleri Müdürlüðüne iadesi yapýlacaktýr.

Personelin görev, yetki ve sorumluluklarý

Madde 15- (1)

1. Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iþ ve iþlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doðrultusunda gereken özen ve sürati göstererek  yapar.
2. Personel görevlerini yaparken mevzuatýn tanýmýþ olduðu tüm yetkileri kullanýr.
3. Personel iþ ve iþlemlerden amirlerine karþý hiyerarþik olarak sorumludur.
4. Personel, görev tanýmýnda yer almayan ancak amirleri tarafýndan göreviyle alakalý verilecek diðer görevleri de yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Planlama ve Koordinasyon

Planlama

Madde 16- (1) 

Müdürlükteki iþ ve iþlemler müdür tarafýndan düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doðrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadýr.

Koordinasyon

Madde 17- (1)

1. Þahinbey Belediye Baþkanlýðý dýþýna yapýlacak olan her türlü yazýþmalar, Belediye Baþkanýnýn veya yetki verdiði Baþkan Yardýmcýsýnýn imzasý ile yürütülür. Ancak, herhangi bir ihbar ve þikayet içermeyen, Belediye Baþkanýnýn takdirini gerektirmeyen, yeni bir hak ve yükümlülük taþýmayan mutat yazýlar Müdür imzasý ile yürütülebilir.
2. Müdürlükler arasý yazýþmalar Müdürün imzasý ile yürütülür.
3. Müdürlük dahilinde çalýþanlar arasýndaki iþbirliði ve koordinasyon, müdür tarafýndan saðlanýr.

BEÞÝNCÝ BÖLÜM

Ortak Hükümler

Genel sorumluluklar

Madde 18- (1) Ýlgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, teblið, iþ metotlarý ve diðer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,

1. Müdürlüðün faaliyet alanýna giren görevleri en kýsa zamanda ve tam olarak yerine getirir,
2. Hiçbir fark gözetmeden her vatandaþa eþit davranýr,
3. Beceri ve mesleki bilgi açýsýndan kendini geliþtirir, bu amaçlý etkinliklere istekli olarak katýlýr,
4. Bulunduðu pozisyonun gerektirdiði vasýflarý kazanmak için gerekli çabayý ortaya koyar,
5. Ýþbölümü esaslarý dahilinde, eþ düzey ve diðer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalýþýr,
6. Verilen iþi öngörülen bütçe sýnýrlarý içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,
7. Kendisinin verimli ve etkin çalýþmasýna yardým edecek bütün konularda bilgisini devamlý artýrýr,
8. Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalý gördüðü bütün raporlarý eksiksiz hazýrlar,
9. Verilen direktife uygun iþ ve iþlemleri gerçekleþtirir,
10. Yaptýðý iþle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

ALTINCI BÖLÜM

Çeþitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 19– (1) Ýþbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

Madde 20– (1) Bu yönetmelik hükümleri; 5393 Sayýlý Kanunun 18 inci Maddenin (m) bendi gereði Þahinbey Belediye Meclisinin onayýndan sonra, Belediye Baþkanýnýn imzasý ile yayýnlanarak yürürlüðe girer.

Yürütme

Madde 21– (1) Bu yönetmelik hükümlerini Þahinbey Belediye Baþkaný yürütür.

Genel Gerekçe

Madde 22– (1) Bu yönetmelik; 5393 Sayýlý Belediye Kanunu ile tüm kanun, yönetmelik, talimatlar ve kararlar çerçevesinde, Þahinbey Belediyesi Baþkanlýðý Dýþ Ýliþkiler Müdürlüðünün görev, yetki ve sorumluluklarý ile çalýþma usul ve esaslarýný düzenlemektedir.