Halkla �li�kiler M�d�rl�� Y�netmeli�i

T.C

�AH�NBEY BELED�YES�

HALKLA �L��K�LER MÜDÜRLÜ�Ü

KURULU�, GÖREV VE ÇALI�MA ESASLARI

YÖNETMEL��

B�R�NC� BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tan�mlar ve Temel �lkeler

Amaç

MADDE 1– (1) Bu Yönetmeli�in amac�; 03.07.2005 tarih ve 5393 say�l� Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, �ahinbey Belediyesi Halkla �li�kiler Müdürlü�ü’nün görev, yetki ve sorumluluklar� ile çal��ma usul ve esaslar�n� düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2– (1) Bu Yönetmelik, �ahinbey Belediyesi Halkla �li�kiler Müdürlü�ü’nün kurulu�, görev, yetki ve sorumluluklar� ile çal��ma usul ve esaslar�n� kapsar.

Dayanak

MADDE 3– (1) Bu Yönetmelik 03.07.2005 tarih ve 5393 say�l� Belediye Kanunu’nun 15 inci maddesinin (b) bendi ve ilgili mevzuata dayan�larak haz�rlanm��t�r.

Tan�mlar

MADDE 4– (1) Bu Yönetmeli�in uygulamas�nda;

a) Ba�kan: �ahinbey Belediye Ba�kan�n�,

b) Ba�kan Yard�mc�s�: �ahinbey Belediyesi Ba�kan Yard�mc�s�n�,

c) Ba�kanl�k: �ahinbey Belediye Ba�kanl��n�,

ç) Belediye: �ahinbey Belediyesini,

d) Encümen: �ahinbey Belediye Encümenini,

e) �lçe: Gaziantep �li �ahinbey �lçesini,

f) Meclis: �ahinbey Belediye Meclisini,

g) Müdür: �ahinbey Belediyesi Halkla �li�kiler Müdürünü,

�) Müdürlük: �ahinbey Belediyesi Halkla �li�kiler Müdürlü�ünü,

h) Personel: �ahinbey Belediyesi Halkla �li�kiler Müdürlü�üne ba�l� çal��anlar�,

ifade eder.

Temel ilkeler

MADDE 5– (1)Müdürlük, çal��malar�nda;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde �effafl�k,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

ç) Kurum içi yönetimde ve �li ilgilendiren kararlarda kat�l�mc�l�k,

d) Uygulamalarda adalet ve hizmette e�itlik,

e) Belediye kaynaklar�n�n kullan�m�nda etkinlik ve verimlilik,

f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anl�k kararlar yerine sürdürülebilirlik,

�lkelerini esas al�r.

�K�NC� BÖLÜM

Kurulu�, �� li�kileri, Personel ve Ba�l�l�k

Kurulu�

MADDE 6– (1) Halkla �li�kiler Müdürlü�ü, Belediye Meclisi'nin 07.05.2015 Tarih ve 74 say�l� karar�yla; Belediye ve Ba�l� Kurulu�lar� ile Mahalli �dare Birlikleri Norm ve Kadro �lke ve Standartlar�na Dair Yönetmelikte De�i�iklik Yap�lmas�na �li�kin Yönetmelikteki (C19) grubuna göre olu�turulmu�tur.

(2)Müdürlü�ün birimleri �unlard�r:

a) Halkla �li�kiler Birimi

b) �leti�im ve Santral Birimi

c) Evrak Kay�t Ve Ar�iv Birimi

�� ili�kileri

MADDE 7– (1) Müdürlü�ün, Belediye içindeki ili�kileri a�a��daki �ekildedir.

a) Ba�kan ve Ba�kan Yard�mc�lar� Birimleri

b) Belediye Bölüm Müdürlükleri

(2) Müdürlü�ün, Belediye d��ndaki ili�kileri a�a��daki �ekildedir.

a) �lgili bakanl�klar, kurumlar ve kurulu�lar

b) Vatanda�lar

Personel

MADDE 8– (1) Müdürlükte, bir Müdür ile mer’i norm kadro mevzuat�na uygun nitelik ve say�da personel görev yapar.

Ba�l�l�k

MADDE 9– (1)Müdürlük, Ba�kana veya görevlendirece�i Ba�kan Yard�mc�s�na ba�l�d�r. Ba�kan, bu görevi bizzat veya görevlendirece�i ki�i eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlü�ün görev, yetki ve sorumluluklar�

MADDE 10– (1) Müdürlük, mahalli mü�terek nitelikte olmak �art�yla bünyesindeki birimlerde yaz�l� olarak belirtilen i� ve i�lemleri yürütür.

(2) Müdürlük, Belediyenin halkla ili�kiler ile alâkal� i� ve i�lemlerinin yerine getirilmesinde ilgili mevzuat dâhilinde yetkilidir.

(3) Müdürlük, i� ve i�lemlerin 5393 say�l� Belediye Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde do�ru yap�lmas�ndan sorumludur.

(4) Müdürlük, mevzuatta belirtilen yükümlülüklerinin yan�nda görev ve yetkilerinin ifas�nda, Meclis, Encümen, Ba�kan ve Ba�kan Yard�mc�lar�na kar�� sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluklar�

MADDE 11– (1) Ba�kanl��n amaçlar�, prensip ve politikalar� ile ilgili mevzuat ve Ba�kan�n belirleyece�i esaslar çerçevesinde, Belediye s�n�rlar� içerisinde a�a��daki görevleri yürütür:

a) Belediye s�n�rlar� içinde kent halk�n�n yönetime kat�l�m�n� sa�lamak, halk�n inisiyatifini artt�rmak, yerel yönetimler ve yerel demokrasiyi güçlendirerek sorunlar�n çözümünü sa�lamak,

b) Halkla ili�kilerle ilgili konularda gerçek ve tüzel ki�iler nezdinde olumlu bir kurum imaj� ve kurumsal temelde sa�l�kl� bir halkla ili�kiler ortam� olu�turmak üzere faaliyetler yürütmek,

c) Belediye yönetiminin izledi�i politikalar�n halka benimsetilmesi, yap�lan çal��malar�n halka duyurulmas�, halk�n yönetime kar�� olumlu hisler beslemesini sa�lanmak,

ç) Halk�n yönetim hakk�ndaki dü�üncelerini ve yönetimden beklentilerinin al�nmas� amaçl� çal��malar� yürütmek,

d) Belediyenin faaliyet alan�na giren geli�meleri takip etmek, çal��malar� hakk�nda Ba�kan ve Ba�kan Yard�mc�s�n� yaz�l� ve sözlü sistematik olarak bilgilendirmek,

e) Tan�t�m ve halkla ili�kiler konular�nda, Belediye d��ndaki özel ve tüzel ki�ilerle ili�kilerde ileti�im bak�m�ndan dikkate al�nacak hususlarda, Belediye'nin imaj�n� istenilen �ekilde güçlendirilmesi ve benzeri konularda Belediye menfaatini gözetme yönündeki görü�lerini belirtmek,

f) Halk� bilinçlendirici bro�ür, bülten, dergi ve benzeri çal��malar� içerik aç�s�ndan yürütmek,

g) Vatanda�lardan gelen �ikâyet, teklif ve benzeri konular� en k�sa zamanda Belediyenin di�er birimleri ile çözüme kavu�turup ilgililere bilgi verilmesini sa�lamak,

�) Birimler taraf�ndan yap�lan çal��malar�n tan�t�m�n� yapmak,

h) Ba�kan�n kat�laca�� halk� bilgilendirici çal��malar� koordine etmek,

�) Gaziantep �li ve �ahinbey �lçesi aç�s�ndan önemli günlerin kutlamalar� ile ilgili etkinlikleri düzenlemek,

i) Belediyenin tan�t�m çal��malar�n� yürütmek,

j) �lçenin kültürel zenginliklerini artt�r�c� çal��malar, konferans, panel, sempozyum, belgesel, film ve benzeri etkinlikler haz�rlamak,

k) Ba�kan veya ba�l� bulundu�u Ba�kan Yard�mc�s�n�n verece�i di�er görevleri yapmak.

(2) Müdür, 10 uncu maddede belirtilen görevlerin yerine getirilmesini sa�lamakla yükümlü olup, Ba�kanl�k Makam� ile Ba�kan�n görevlendirdi�i Ba�kan Yard�mc�s�na kar�� sorumludur.

Halkla ili�kiler biriminin görev, yetki ve sorumluluklar�

MADDE 12– (1) Halkla �li�kiler Biriminin görevleri �unlard�r:

a) Belediye çal��malar�n�n kamuoyundaki etkilerinin de�erlendirilmesini yapmak,

b) Vatanda�lar taraf�ndan Ba�kanl��a gönderilen her türlü ihbar, �ikâyet ve dilekleri de�erlendirmek ve cevapland�rmak için gerekli i�lemlerin yap�larak sonuçland�r�lmas�n� sa�lamak,

c) Her türlü imkândan yararlan�larak, ilçenin millî, manevî, tarihî, kültürel, sanatsal ve turistik de�erlerinin yurt içi ve yurt d��nda tan�t�m�, bu amaç ve kapsamla yurt içinde ve yurt d��nda seminer, sempozyum, kongre, fuar, sergi, festival, yar��ma, gösteriler ve benzeri faaliyetlerin düzenlenmesi veya düzenlenmi� olanlara kat�l�m�n sa�lanmas�, bu yönde faaliyet gösteren yerli veya yabanc�, kamu veya özel kurum, kurulu�, topluluk ve ki�ilerin desteklenmesi, yönlendirilmesi ve bunlar aras�nda gerekli i�birli�inin sa�lanmas�, bu tür faaliyetlerin ilçede yap�lmas�n�n özendirilmesi, ödül verilmesi çal��malar�n�n yap�larak sonuçland�r�lmas�n� sa�lamak,

ç) Yukar�da belirtilen faaliyetlerin kolayla�t�r�lmas� ve geli�tirilmesi amac�yla bu faaliyetleri yürüten, yönlendiren kitle ileti�im veya ula�t�rma kurumlar� ile yak�n ili�ki içinde bulunmak ve kamuoyunu etkileyebilecek konumda bulunan ki�i, kurum, kurulu�, topluluk veya bunlar�n temsilcilerini davet edilmesi ve a��rlanmas� i�lemlerinin yap�larak sonuçland�r�lmas�n� sa�lamak,

d) �lçeyi yurt içi ve yurt d��nda tan�tmak için gerekli yay�n, doküman ve malzemenin haz�rlanmas�, sat�n al�nmas� ve da��t�lmas� i�lemlerinin yap�larak sonuçland�r�lmas�n� sa�lamak, kurumun düzenledi�i etkinliklerde gerekli haz�rl�klar� yaparak sinevizyon gösterilerini düzenlemek,

e) Belediye hizmetlerinin, alt yap�s�n�n, birimlerinin, etkinliklerinin ve organizasyonlar�n�n vatanda�lar taraf�ndan bilinmesi için çe�itli tan�t�m çal��malar�n� yürütmek,

f) Belediye yönetiminin izlemekle yükümlü oldu�u politikan�n halka benimsetilmesi, yap�lan çal��malar�n halka duyurulmas�, halk�n Belediye yönetimine kar�� olumlu hisler beslemesinin sa�lanmas�, halk�n da yönetim hakk�ndaki dü�üncelerinin ve yönetimden beklentilerinin al�nmas� amaçl� çal��malar� yürütmek,

g) Halk�n yönetimden bilgi edinme hakk�n� göz önüne alarak, yürütülen i� ve i�lemler ile ilgili olarak halk�n bilgilendirilmesine ortam haz�rlamak ve Ba�kan�n halk� bilgilendirici mahiyetteki toplant�lar�n� organize etmek,

�) Tan�t�m faaliyetlerinde kullan�lan her türlü bas�l� materyalin, kurumsal kültüre uygun tasar�m�n�n yap�lmas�n� ve bas�lmas�n� sa�lamak, ilgili çal��malar� kontrol ve koordine etmek,

h) Çe�itli sivil toplum örgütleri, muhtarlar ve benzeri ile belediye yönetiminin kat�l�m�yla belirli dönemlerde toplant�lar yaparak bir araya gelmeleri için organizasyonlar düzenlemek,

�) Belediye’nin hizmetlerinden yararlanan ki�i ve kurulu�lar�n dilek ve �ikâyetlerini almak ve Belediye’nin hizmetleri hakk�nda vatanda�lar� bilgilendirmek,

i) Halkla ili�kilerde elde edilen sonuçlar� de�erlendirmek ve bu alandaki faaliyetlerin etkinli�ini art�racak önlemleri belirlemek üzere ara�t�rmalar yapmak,

j) Kurumun halkla ili�kiler ba�lam�nda sosyal ve kültürel amaçl� faaliyetler organize etmesine yönelik öneriler ve projeler geli�tirmek,

k) Belediye'nin gerek içe gerekse d��a dönük olarak kullanaca�� amblem, logo ve benzeri her türlü bask�l� malzemelerini kurum kimli�i esaslar� aç�s�ndan incelemek, çal��malar�n kurum kimlik ve imaj�n� geli�tirici olmas� yönünde öneriler geli�tirmek,

l) Mer’i mevzuat�n öngördü�ü di�er görevler ile amiri taraf�ndan verilen görevlerin icra edilmesini sa�lamak,

m) Kamuoyundan yans�yan �ikâyet ve görü�lerin tespit, takip ve de�erlendirme çal��malar�n� yapmak,

n) Ba�kanl�kça verilecek brifing ve toplant�lar�n organizasyonunu yapmak,

o) �lçedeki muhtarl�klar� ziyaret etmek, bölge sakinlerinin dilek ve isteklerini yerinde tespit etmek, bir de�erlendirmeye tabi tutarak ilgili birimlere ula�t�rmak,

ö) Belde sakinlerinin ihtiyaçlar�n� ve hizmetlerimiz ile ilgili görü�lerini tespit etmek üzere anket ve benzeri çal��malar� yapmak,

p) Belediye çal��malar� ile ilgili olarak Ba�kanl�k Makam�'n�n onay� do�rultusunda yerli ve yabanc� ki�i ve kurulu�larla iyi ili�kiler kurulmas� ve geli�tirilmesi amac�yla gerekli çal��malar� yapmak,

r) Vatanda�lardan gelen istek ve talep do�rultusunda �ahinbey bölgesinde yap�lan çal��malar� gezi rehberi e�li�inde tan�tarak gün boyu ikramlar sunarak, ilçemizin tan�t�m�n� sa�lamak.

�leti�im ve santral biriminin görev, yetki ve sorumluluklar�

MADDE 13– (1) �leti�im ve Santral Biriminin görev, yetki ve sorumluluklar� �unlard�r:

a) Ki�ilerden dilekçe, e-posta, telefon ve benzeri yollarla gelen talep ve �ikâyetleri ilgili birimlere iletmek,

b) Belediye internet sitesi üzerinden ileti�im platformu vas�tas�yla gelen �ikâyetleri almak, ilgili birimlere iletmek ve sonuçlar�n� �ikâyetçiye ve Kalite Yönetim Sistemleri birimine iletmek,

c) �ahsi olarak gelen ki�ileri talep ve �ikâyetleri konusunda ilgililere yönlendirmek,

ç) Ki�ilerin talep ve �ikâyetlerini haftal�k ve ayl�k periyotlar halinde Ba�kanl�k Makam�na veya ilgili Ba�kan Yard�mc�s�na sunmak,

d) Her hafta tüm dilek ve �ikâyetlerin tutuldu�u dosyan�n incelenerek muhataplar�ndan bilgi almak, sonuçlanmayan taleplerle konusunda ilgililerin bilgilendirilmesini sa�lamak, haftada bir dosyan�n kontrol edilerek cevaplanmam�� olan dilek ve �ikâyetler hakk�nda birim amirine bilgi vermek, yapmas� gereken i�lemler hakk�nda bilgi al�p amirinin verdi�i direktifleri yerine getirmek,

e) Talep veya �ikâyette bulunan ki�inin telefon numaras�n� da alarak ilgili ki�iyi iki gün içerisinde olumlu ya da olumsuz sonuç hakk�nda bilgilendirmek,

f) �leti�im merkezine ula�an tüm ba�vurular� de�erlendirerek elde edilen veriler do�rultusunda kaynaklar�n daha verimli kullan�lmas�na hizmet etmek,

g) Belediyeye ba�l� birimlerin genel haberle�me ve santral hizmetlerini sa�lamak.

�) Vatanda�lardan gelen telefon, e-posta, faks, �ahsen ya da bas�n yolu ile yap�lan ba�vurular� ilgili birimlere yönlendirmek, ba�vuru sahiplerini bilgilendirmek,

Evrak kay�t ve ar�iv biriminin görevleri

MADDE 14– (1) Müdürlü�e gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin, tarih ve say�lar�na göre kayda al�narak izlenir. Kayd� yap�lan evrak, gelen-giden evrak, dilekçe kabul ve B�MER evraklar� ve benzeri yetkili taraf�ndan ilgilisine havale edilir. Personel, yap�lmas� gerekli i�lemleri zaman�nda ve noksans�z yapmakla yükümlüdür. Yaz��malar s�n�fland�r�larak standart dosya plan�na göre dosyalan�r ve ar�iv sistemine göre korunur.

Personelin görev, yetki ve sorumluluklar�

MADDE 15– (1) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen i� ve i�lemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar do�rultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.

(2) Personel görevlerini yaparken mevzuat�n tan�m�� oldu�u tüm yetkileri kullan�r.

(3) Personel i� ve i�lemlerden amirlerine kar�� hiyerar�ik olarak sorumludur.

(4) Personel, görev tan�m�nda yer almayan ancak amirleri taraf�ndan göreviyle alakal� verilecek di�er görevleri de yerine getirir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Planlama, Koordinasyon ve Uygulama

Planlama

MADDE 16– (1) Müdürlükteki i� ve i�lemler, Stratejik Plana ba�l� kal�narak y�ll�k plan do�rultusunda yürütülür.

Koordinasyon

MADDE 17– (1) Personel aras�ndaki i�birli�i ve koordinasyon, Müdür taraf�ndan sa�lan�r.

(2)Müdürlü�ün yaz��malar� Ba�kan�n veya yetki verdi�i Ba�kan Yard�mc�s�n�n imzas� ile yürütülür. Müdürlü�ün, Belediyenin di�er birimleriyle olan yaz��malar� Müdürün imzas� ile de yürütülebilir. �mza yetkisi devri hükümleri bu f�kradan istisnad�r.

BE��NC� BÖLÜM

Ortak Hükümler

Genel sorumluluklar

MADDE 18– (1)Müdürlükte görevli personeller;

a) Görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirirler,

b) Müdürlü�ün faaliyet alan�na giren görevleri en k�sa zamanda ve tam olarak yerine getirir,

c) Hiçbir fark gözetmeden her vatanda�a e�it davran�r,

ç) Beceri ve mesleki bilgi aç�s�ndan kendini geli�tirir, bu amaçl� etkinliklere istekli olarak kat�l�r,

d) Bulundu�u pozisyonun gerektirdi�i vas�flar� kazanmak için gerekli çabay� ortaya koyar,

e) ��bölümü esaslar� dâhilinde, e� düzey ve di�er pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çal��r,

f) Verilen i�i öngörülen bütçe s�n�rlar� içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir,

g) Kendisinin verimli ve etkin çal��mas�na yard�m edecek bütün konularda bilgisini devaml� art�r�r,

�) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydal� gördü�ü bütün raporlar� eksiksiz haz�rlar,

h) Verilen direktife uygun i� ve i�lemleri gerçekle�tirir,

�) Yapt�� i�le ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.

ALTINCI BÖLÜM

Çe�itli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 19– (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 20– (1) Bu Yönetmelik hükümleri, 5393 say�l� Kanunun 18 inci maddenin (m ) bendi gere�i �ahinbey Belediye Meclisinin onay�ndan sonra Belediye Ba�kan�’n�n imzas� ile yay�nlanarak yürürlü�e girer.

Yürütme

MADDE 21– (1) Bu Yönetmelik hükümlerini �ahinbey Belediye Ba�kan� yürütür

Halkla �li�kiler M�d�rl��� Y�netmeli�i

DOK�MANLAR

Halkla �li�kiler M�d�rl�� Y�netmeli�i